Yeni il korporativ tədbirlərinin təşkili
Yeni il korporativi ilin ən sıx həftələrinə düşür. Dekabrın ikinci yarısında Bakının yaxşı zalları, səhnə və işıq avadanlığı, texniki briqadalar eyni vaxtda bir neçə sifarişçi arasında bölünür. Vantage Events yeni il korporativ tədbirini konsepsiyadan zalın təhvilinə qədər bir komanda ilə qurur: məkan seçimi, proqram, səhnə, LED ekran, işıq və səs, qonaq axını və axşamın gedişi. 24 dekabr 2025-də MPAY üçün təxminən 400 qonaqlı ilin yekun axşamını keçirdik. UNEC üçün isə tələbələri, müəllim heyətini və qonaqları bir zalda toplayan Yeni il tədbirini təşkil etdik. Avadanlıq öz anbarımızdadır, ona görə dekabr təqvimində icarə növbəsindən asılı qalmırıq.
Dekabrda nə vaxt başlamaq lazımdır
Yeni il korporativlərinin çoxu dekabrın son iki həftəsinə düşür və həftə sonu axşamları ilk dolan tarixlərdir. Məkan seçimi qərarın ən uzun hissəsidir: zalın tutumu, səhnənin yeri, asma nöqtələri, qonaqların gəliş və gediş yolu. Brif noyabrda gəlsə, bir neçə məkanı müqayisə etməyə vaxt qalır. Dekabrın ortasında gələn brifdə seçim daralır, amma tədbir yenə də mümkündür.
Avadanlıq bizim olduğu üçün texniki hissədə qısa müddət problem deyil: səhnə, LED ekran, işıq və səs başqa şirkətin təqvimindən gözlənilmir. Brifi aldıqdan sonra bir iş günü ərzində tarixin real olub-olmadığını, məkan variantlarını və ilkin büdcəni yazırıq.
Axşamın ssenarisi: qarşılanmadan son mahnıya qədər
Yeni il korporativi bir neçə blokdan ibarətdir: qonaqların qarşılanması və qeydiyyat, rəhbərliyin çıxışı, ilin yekunları və ya təltiflər, şam yeməyi, əyləncə hissəsi və rəqs. Hər blokun vaxtını dəqiqəlik proqramda yazırıq. Səhnədə nə baş verəcəyi, LED ekranda hansı videonun göstəriləcəyi və işığın hansı anda dəyişəcəyi eyni sənəddə olur. Ona görə operator, aparıcı və tədbir meneceri eyni ssenari ilə işləyir.
Əyləncə hissəsində aparıcı, musiqiçilər və ya şou proqram ola bilər. Onların texniki tələblərini, yəni mikrofon sayını, səs pultunu, səhnə ölçüsünü və işıq ssenarisini çertyoja əvvəlcədən salırıq. Beləliklə ifaçı zala gələndə hər şey hazır olur və səs yoxlaması qonaqların gəlişi ilə üst-üstə düşmür.
MPAY axşamında tərtibat şirkətin korporativ kimliyinə uyğun quruldu: rənglər, ekran qrafikası və səhnə dizaynı eyni xətti saxladı. Yeni il tədbirini adi restoran axşamından fərqləndirən də budur: zal şirkətin öz ilini danışır.
Restoranda, oteldə, yoxsa öz ofisinizdə
Yeni il korporativi üçün üç əsas variant var: banket zalı olan restoran, konfrans və balo zalı olan otel və ya şirkətin öz binası, məsələn foye və ya atrium. Restoranda menyu və xidmət hazırdır, amma səhnə və texnika çox vaxt məhduddur. Otel zalları böyük qrupları və asma işıq quruluşunu götürür. Öz məkanınız şirkətin kimliyini ən yaxşı göstərir, amma orada səhnə, elektrik və keytrinq sıfırdan qurulur.
Hansı variantı seçsəniz də, səhnə planını, asma planını və yük hesabatını öz çertyoj komandamız hazırlayır və məkanın texniki şöbəsi ilə razılaşdırır. Truss konstruksiyamız TÜV sertifikatlıdır, ona görə işığı və LED ekranı zalın tavanına təhlükəsiz asmaq mümkündür.
Nə daxildir
- 01Məkan seçimi, müqayisə və bron
- 02Konsepsiya və korporativ kimliyə uyğun tərtibat
- 03Dəqiqəlik proqram və axşamın ssenarisi
- 04Səhnə, LED ekran, işıq və səs öz parkımızdan
- 05Aparıcı və ifaçıların texniki tələblərinin təmini
- 06Qeydiyyat, qarşılanma və qonaq axını
- 07Keytrinq və menyu koordinasiyası
- 08Foto, video və tədbirdən sonrakı hesabat
Necə işləyirik
Beş addım. Hər addımın çıxışı sənəddir, ona görə sifarişçi hər mərhələdə nəyin hazır olduğunu görür. Metodologiya sözü çox vaxt slaydda qalır. Bizdə hər addımın sahibi, müddəti və təsdiq edən tərəfi əvvəlcədən yazılır. Tədbir böyüdükcə addımlar dəyişmir, yalnız sənədlər qalınlaşır.
- 01
Brif və məqsəd
Tədbirdən sonra kimin nə etməli olduğunu yazırıq. Uğur meyarı buradan çıxır, sonra yox.
- 02
Konsepsiya və proqram
Format, narrativ, qonağın marşrutu və dəqiqəlik proqram.
- 03
Çertyoj və razılaşdırma
Səhnə planı, rigging planı, yük hesabatı. Məkanın texniki şöbəsi imzalayır.
- 04
Quraşdırma və icra
Briqada çertyoja görə işləyir. Tədbir günü operator komandası zalda qalır.
- 05
Sökülmə və hesabat
Məkan təhvil verilir. Hesabatda nəyin planlaşdırıldığı və nəyin baş verdiyi xərclə birlikdə yan-yana yazılır.
Texniki baza
Tədbirin texniki bazası bizimdir və icarə zəncirindən asılı deyil. Çertyojları öz komandamız hazırlayır. 2023-cü ildən bəri 17 layihə təhvil vermişik, sifarişçilərimiz arasında 15 dövlət və beynəlxalq qurum var.
- 1 000 m²
- LED ekran
- 920
- işıq cihazı
- 1 200 m
- TÜV sertifikatlı truss
- 186
- PA vahidi
- 249
- mikrofon
- 1 000+
- ən böyük tədbirin iştirakçısı
Tez-tez verilən suallar
Yeni il korporativini nə vaxt sifariş etmək lazımdır?
İdeal halda noyabrda, çünki dekabrın son iki həftəsində məkanlar tez dolur. Dekabrda gələn brifləri də qəbul edirik: avadanlıq öz anbarımızda olduğu üçün texniki hissə icarə növbəsindən asılı deyil. Brifdən sonra bir iş günü ərzində tarixin real olub-olmadığını yazırıq.
Neçə nəfərlik yeni il tədbiri keçirə bilirsiniz?
Kiçik komanda axşamından yüzlərlə qonaqlı tədbirə qədər. MPAY-ın ilin yekun axşamında təxminən 400 qonaq var idi, ən böyük korporativ proqramımızda isə 1 000-dən çox iştirakçı olub. Qonaq sayı artdıqca qeydiyyat, oturacaq sxemi və səs sistemi dəyişir, bunları çertyojda hesablayırıq.
Yeni il korporativinin qiyməti nədən asılıdır?
Qonaq sayından, məkandan, menyudan, əyləncə proqramından və texniki quruluşun həcmindən. Büdcəni maddə-maddə veririk: məkan, texnika, keytrinq, proqram və komanda ayrıca sətirlərdə görünür. Avadanlıq bizim olduğu üçün texniki hissədə vasitəçi əlavəsi yoxdur.
Əyləncə proqramı ilə necə işləyirsiniz?
Aparıcı, musiqi və şou nömrələri proqramın bir blokudur. Onların vaxtını ssenaridə, texniki tələblərini isə çertyojda nəzərə alırıq: mikrofonlar, səs pultu, səhnə ölçüsü, işıq dəyişiklikləri. İfaçıların seçimini sifarişçi ilə birlikdə razılaşdırırıq.
Universitet və ya dövlət qurumu üçün də yeni il tədbiri keçirirsiniz?
Bəli. UNEC üçün tələbələri, müəllim heyətini və qonaqları bir araya gətirən Yeni il tədbirini təşkil etdik: proqram, məkan, texniki quruluş və axşamın gedişi bir komandanın üzərində idi. Sifarişçilərimiz arasında 15 dövlət və beynəlxalq qurum var.
Yalnız səhnə, işıq və səs sifariş etmək olar?
Olar. Tədbiri öz komandanız və ya restoran aparırsa, səhnə, LED ekran, işıq, səs və operatorları ayrıca sifariş edə bilərsiniz. Bu halda bir texniki məsul şəxs təyin edirik və o, sizin koordinatorunuzla birbaşa işləyir.
Tədbirinizi müzakirə edək
Brif bir abzas da ola bilər: tədbirin nə olduğu, tarixi, iştirakçı sayı və hansı hissənin bizdən asılı olduğu. Bir iş günü ərzində texniki həll və büdcə təklifi ilə cavab veririk.