Təqdimat, açılış və mükafatlandırma mərasimlərinin təşkili
Təqdimat və mərasim bir anın ətrafında qurulur: pərdə açılır, məhsul ekranda görünür, məzun diplomunu alır, qalibin adı oxunur. Bu an bir neçə saniyə çəkir, amma onun üçün səhnə, işıq, səs, video və qonaqların yeri dəqiqəsinə qədər hazırlanmalıdır. Vantage Events Bakıda və regionlarda təqdimat, açılış, məzun və mükafatlandırma mərasimləri təşkil edir. Azərbaycan Texnologiya Universiteti üçün Gəncədə Məzun günü mərasimini qurduq: ssenari, səhnə və texniki quruluş, qonaq axını və yerində koordinasiya bizim üzərimizdə idi. Hepsiburada Global üçün isə 12 ay ərzində Azərbaycan bazarına giriş proqramı çərçivəsində indoor və outdoor tədbirlər və kampaniyalar hazırladıq.
Mərasimin ssenarisi saniyə ilə yazılır
Korporativ axşamda proqram bir neçə dəqiqə gecikə bilər. Mərasimdə isə hər çıxış, hər mükafat və hər video növbəti blokun başlanğıcıdır. Ona görə ssenarini sütunlarla yazırıq: səhnədə kim var, aparıcı nə deyir, LED ekranda nə göstərilir, işıq və səs operatoru hansı anda nə edir. Məşq bu sənədlə aparılır və tədbir günü operatorlar eyni sənədlə işləyir.
Mükafatlandırma və ya diplom təqdimatında qonaqların səhnəyə çıxıb-düşməsi ayrıca planlaşdırılır: pilləkənin yeri, gözləmə zonası, adların oxunma ardıcıllığı və foto nöqtəsi. ATU-nun Məzun günündə məzunlar, akademik heyət və qonaqlar üçün axın bu qaydada quruldu və mərasim aydın strukturla keçdi.
Məhsul təqdimatı və brend açılışı
Məhsul təqdimatında əsas sual qonağın nəyi xatırlayacağıdır. Bunun üçün təqdimatın bir mərkəzi anı olur: ekranda video, səhnədə nümayiş və ya pərdənin açılması. Səhnə dizaynı, LED ekranın ölçüsü və işıq ssenarisi bu anın ətrafında qurulur. Spikerlərin çıxışı və qonaqlarla ünsiyyət də onun ətrafında planlaşdırılır.
Açılış həmişə zalda olmur. Hepsiburada Global üçün «#YaxşıkiBurdasan» kampaniyasında Bakının mərkəzində 15 gün açıq havada qalan 2×2×2 m hədiyyə qutusu quraşdırdıq. Kampaniyanın sonunda qutu açıldı və daxili ekranda qısa videolar göstərildi. İcazələrin alınmasından quraşdırma logistikasına və gündəlik monitorinqə qədər koordinasiya bizim komandada idi.
Texniki baza öz anbarımızdadır
Təqdimatın təsiri ekranın və işığın keyfiyyətindən asılıdır. Parkımızda 1 000 m² LED ekran, 920 işıq cihazı, 186 PA vahidi və 249 mikrofon var. Səhnəni modul platformalardan zalın ölçüsünə uyğun qururuq, işığı və LED ekranı TÜV sertifikatlı truss konstruksiyasına asırıq. Çertyojları və yük hesabatını öz komandamız hazırlayır və məkanla razılaşdırır.
Avadanlıq icarə zəncirindən gəlmədiyi üçün məşq və quraşdırma vaxtını özümüz təyin edirik. Bu, mərasim üçün vacibdir: tam məşq səhnə, ekran və işıq hazır olandan sonra aparılmalıdır, tədbir günü səhər yox.
Qonaq axını, protokol və tədbirdən sonra
Mərasimdə qonaqların bir hissəsi xüsusi diqqət tələb edir: rəhbərlik, rəsmi qonaqlar, spikerlər və mükafat alanlar. Onların gəlişi, oturacaq yeri və səhnəyə çıxış vaxtı ayrıca siyahıda saxlanılır. Qeydiyyat masasından zala, zaldan səhnəyə gedən yol çertyojda göstərilir və tədbir günü hər nöqtədə komandamızdan bir nəfər olur.
Tədbirdən sonra foto və video materialları, həmçinin planlaşdırılan və faktiki xərcin yan-yana göstərildiyi hesabatı təqdim edirik. Təqdimat üçün bu materiallar çox vaxt tədbirin özü qədər vacibdir: onlar sonra sosial mediada, mətbuat üçün və daxili hesabatda istifadə olunur.
Nə daxildir
- 01Konsepsiya və mərkəzi anın dizaynı
- 02Saniyəlik ssenari və məşq
- 03Səhnə, LED ekran, işıq və səs öz parkımızdan
- 04Mükafat və diplom təqdimatının axını
- 05Qeydiyyat, protokol və VIP qarşılanma
- 06Açıq hava quruluşları və icazələr
- 07Foto, video və yekun hesabat
Necə işləyirik
Beş addım. Hər addımın çıxışı sənəddir, ona görə sifarişçi hər mərhələdə nəyin hazır olduğunu görür. Metodologiya sözü çox vaxt slaydda qalır. Bizdə hər addımın sahibi, müddəti və təsdiq edən tərəfi əvvəlcədən yazılır. Tədbir böyüdükcə addımlar dəyişmir, yalnız sənədlər qalınlaşır.
- 01
Brif və məqsəd
Tədbirdən sonra kimin nə etməli olduğunu yazırıq. Uğur meyarı buradan çıxır, sonra yox.
- 02
Konsepsiya və proqram
Format, narrativ, qonağın marşrutu və dəqiqəlik proqram.
- 03
Çertyoj və razılaşdırma
Səhnə planı, rigging planı, yük hesabatı. Məkanın texniki şöbəsi imzalayır.
- 04
Quraşdırma və icra
Briqada çertyoja görə işləyir. Tədbir günü operator komandası zalda qalır.
- 05
Sökülmə və hesabat
Məkan təhvil verilir. Hesabatda nəyin planlaşdırıldığı və nəyin baş verdiyi xərclə birlikdə yan-yana yazılır.
Texniki baza
Tədbirin texniki bazası bizimdir və icarə zəncirindən asılı deyil. Çertyojları öz komandamız hazırlayır. 2023-cü ildən bəri 17 layihə təhvil vermişik, sifarişçilərimiz arasında 15 dövlət və beynəlxalq qurum var.
- 1 000 m²
- LED ekran
- 920
- işıq cihazı
- 1 200 m
- TÜV sertifikatlı truss
- 186
- PA vahidi
- 249
- mikrofon
- 1 000+
- ən böyük tədbirin iştirakçısı
Tez-tez verilən suallar
Təqdimat və ya açılış üçün nə qədər əvvəl müraciət etmək lazımdır?
Məkan və tarix müəyyən olunubsa, texniki hissəni qısa müddətdə qura bilirik, çünki avadanlıq öz anbarımızdadır. Açıq hava quruluşu və icazə tələb edən formatlar üçün daha çox vaxt lazımdır. Brifdən sonra bir iş günü ərzində texniki həll və ilkin büdcə göndəririk.
Mükafatlandırma mərasimini necə planlaşdırırsınız?
Qaliblərin siyahısından və ardıcıllığından başlayırıq. Hər mükafat üçün səhnəyə çıxış, foto anı və ekranda göstəriləcək qrafika ssenaridə yazılır. Aparıcı, işıq və səs operatoru eyni sənədlə işləyir, məşq tədbirdən əvvəl zalda aparılır.
Məzun mərasimi keçirirsiniz?
Bəli. Azərbaycan Texnologiya Universiteti üçün Gəncədə Məzun günü mərasimini təşkil etdik: ssenari, səhnə və texniki quruluş, qonaq axını və yerində koordinasiya. Universitet mərasimlərində qonaq sayı çox olduğu üçün oturacaq sxemi və səs sistemi ayrıca hesablanır.
Açıq havada təqdimat və ya brend quraşdırması mümkündür?
Bəli. Hepsiburada Global üçün Bakının mərkəzində 15 gün açıq havada qalan quraşdırma etdik: hava şəraitinə davamlı konstruksiya, gündəlik monitorinq və foto-video sənədləşmə ilə. Parkımızda açıq hava üçün LED kabinetlər də var.
Regionlarda mərasim təşkil edirsiniz?
Bəli, ümumilikdə 10 şəhərdə işləmişik. ATU-nun Məzun günü Gəncədə keçdi. Briqada və avadanlıq Bakıdan gedir, yerli logistikanı biz planlaşdırırıq.
Yalnız səhnə, LED ekran və işıq-səs sifariş etmək olar?
Olar. Təqdimatı öz komandanız və ya agentliyiniz aparırsa, səhnə, LED ekran, işıq, səs və operatorları ayrıca sifariş edə bilərsiniz. Bu halda bir texniki məsul şəxs təyin edirik və o, sizin koordinatorunuzla birbaşa işləyir.
Tədbirinizi müzakirə edək
Brif bir abzas da ola bilər: tədbirin nə olduğu, tarixi, iştirakçı sayı və hansı hissənin bizdən asılı olduğu. Bir iş günü ərzində texniki həll və büdcə təklifi ilə cavab veririk.