Korporativ tədbir təşkili Bakıda və regionlarda
Korporativ tədbir təşkili bizdə bir müqavilə, bir qrafik və bir məsul şəxs deməkdir. Vantage Events 2023-cü ildən Bakıda şirkətlər və qurumlar üçün yeni il axşamları, məzun mərasimləri, təqdimatlar və B2B görüş proqramları qurur. Məkanı seçirik, səhnəni çertyojla layihələndiririk, LED ekranı, işığı və səsi öz parkımızdan gətiririk. Qonaq axınını və proqramın gedişini zalda biz idarə edirik. Sifarişçinin marketinq və ya HR rəhbəri beş podratçının qrafikini birləşdirməli olmur. Ən böyük korporativ proqramımız Four Seasons Baku-da 1 000-dən çox iştirakçı ilə keçdi. MPAY-ın ilin yekun axşamında isə təxminən 400 qonaq var idi.
Məsuliyyət niyə bir əldə olmalıdır
Adi korporativ tədbirdə beş-altı podratçı olur: məkan, keytrinq, texnika, dekor, foto və video. Hər biri öz işini yaxşı görə bilər. Amma onların qrafikini birləşdirən adam çox vaxt sifarişçinin öz əməkdaşıdır və tədbirdən əvvəlki həftə bu, onun əsas işinə çevrilir. Səhv baş verəndə cavabdehi tapmaq da çətinləşir.
Biz zənciri bütöv aparırıq: məkan, texniki prodakşn, keytrinq, qeydiyyat, nəqliyyat, protokol, foto və video. Səhnə, LED ekran, işıq və səs avadanlığı icarə zəncirindən yox, öz anbarımızdan gəlir, ona görə quraşdırma qrafiki başqasının təqviminə bağlı qalmır. Tədbirdən sonra hesabat veririk. Orada nəyin planlaşdırıldığı və nəyin baş verdiyi xərclə birlikdə yan-yana yazılır.
Nə daxildir
- 01Məkan seçimi və müqavilə danışıqları
- 02Konsepsiya, ssenari və dəqiqəlik proqram
- 03Səhnə, LED ekran, işıq və səs öz parkımızdan
- 04Qeydiyyat sistemi və qonaq axınının idarəsi
- 05Keytrinq və menyu koordinasiyası
- 06Nəqliyyat, yerləşdirmə və protokol müşayiəti
- 07Foto, video və tədbirdən sonrakı hesabat
Necə işləyirik
Beş addım. Hər addımın çıxışı sənəddir, ona görə sifarişçi hər mərhələdə nəyin hazır olduğunu görür. Metodologiya sözü çox vaxt slaydda qalır. Bizdə hər addımın sahibi, müddəti və təsdiq edən tərəfi əvvəlcədən yazılır. Tədbir böyüdükcə addımlar dəyişmir, yalnız sənədlər qalınlaşır.
- 01
Brif və məqsəd
Tədbirdən sonra kimin nə etməli olduğunu yazırıq. Uğur meyarı buradan çıxır, sonra yox.
- 02
Konsepsiya və proqram
Format, narrativ, qonağın marşrutu və dəqiqəlik proqram.
- 03
Çertyoj və razılaşdırma
Səhnə planı, rigging planı, yük hesabatı. Məkanın texniki şöbəsi imzalayır.
- 04
Quraşdırma və icra
Briqada çertyoja görə işləyir. Tədbir günü operator komandası zalda qalır.
- 05
Sökülmə və hesabat
Məkan təhvil verilir. Hesabatda nəyin planlaşdırıldığı və nəyin baş verdiyi xərclə birlikdə yan-yana yazılır.
Texniki baza
Tədbirin texniki bazası bizimdir və icarə zəncirindən asılı deyil. Çertyojları öz komandamız hazırlayır. 2023-cü ildən bəri 17 layihə təhvil vermişik, sifarişçilərimiz arasında 15 dövlət və beynəlxalq qurum var.
- 1 000 m²
- LED ekran
- 920
- işıq cihazı
- 1 200 m
- TÜV sertifikatlı truss
- 186
- PA vahidi
- 249
- mikrofon
- 1 000+
- ən böyük tədbirin iştirakçısı
Tez-tez verilən suallar
Korporativ tədbir təşkilinə nə vaxt müraciət etmək lazımdır?
Nə qədər tez, o qədər çox məkan seçimi qalır. Qısa müddətdə də işləyirik, çünki avadanlıq öz anbarımızdadır və icarə növbəsi gözləmirik. Brifi göndərdikdən sonra bir iş günü ərzində tarixin real olub-olmadığını və ilkin büdcəni yazırıq.
Büdcə necə hesablanır?
Büdcəni brif əsasında maddə-maddə veririk: məkan, texnika, keytrinq, logistika və komanda ayrıca sətirlərdə görünür. Avadanlıq bizim olduğu üçün texniki hissədə vasitəçi əlavəsi yoxdur. Tədbirdən sonra planlaşdırılan və faktiki xərc yan-yana göstərilir.
Neçə nəfərlik tədbir keçirə bilirsiniz?
Kiçik idarə heyəti görüşündən 1 000-dən çox iştirakçılı proqrama qədər. Four Seasons Baku-dakı B2B görüşlər proqramında 1 000+ iştirakçı var idi. Ölçü böyüdükcə qonaq axını, qeydiyyat və texniki quruluş dəyişir, bunları çertyoj mərhələsində hesablayırıq.
Bakıdan kənarda da korporativ tədbir təşkil edirsiniz?
Bəli. Bakı ilə yanaşı Gəncə, Qusar, Lənkəran və digər şəhərlərdə tədbir keçirmişik, ümumilikdə 10 şəhərdə. Briqada və avadanlıq Bakıdan çıxır, yerli logistikanı və yerləşdirməni biz planlaşdırırıq.
Yalnız texniki hissəni sifariş etmək olar?
Olar. Tədbiri öz komandanız aparırsa, səhnə, LED ekran, işıq, səs və çertyojları ayrıca sifariş edə bilərsiniz. Bu halda texniki tərəfdən bir məsul şəxs təyin edirik və o, sizin koordinatorunuzla birbaşa işləyir.
Tədbir günü sifarişçi tərəfdən kim lazımdır?
Bir əlaqə şəxsi kifayətdir. Proqramdakı dəyişiklikləri, VIP qonaqların gəlişini və çıxışların ardıcıllığını onunla razılaşdırırıq. Qalan hər şeyi, o cümlədən podratçıları, texniki komandanı və qonaq axınını zalda bizim tədbir meneceri idarə edir.
Tədbirinizi müzakirə edək
Brif bir abzas da ola bilər: tədbirin nə olduğu, tarixi, iştirakçı sayı və hansı hissənin bizdən asılı olduğu. Bir iş günü ərzində texniki həll və büdcə təklifi ilə cavab veririk.