Konfrans təşkili: elmi konfransdan beynəlxalq foruma
Konfrans təşkili proqramla başlayır, zalla yox. Kimin hansı sessiyada danışacağı, panelin neçə dəqiqə çəkəcəyi, xarici iştirakçının hava limanından zala necə gələcəyi əvvəlcədən yazılmalıdır. Vantage Events Bakıda dövlət qurumları və beynəlxalq təşkilatlar üçün konfrans və forumlar hazırlayır. Dövlət Gömrük Komitəsinin Tibbi Xidmət İdarəsi üçün ana və uşaq sağlamlığı üzrə beynəlxalq elmi konfrans, COP29 çərçivəsində Green Dialogue Platform forumu və Türkiyə–Azərbaycan texnologiya proqramının biznes forumu bu işlərdəndir. Spiker və gündəlik koordinasiyasını, aviabilet və nəqliyyatı, səhnəni, LED ekranları, işığı, səsi və mikrofonları bir komanda aparır.
Konfrans zalında nəyi əvvəlcədən hesablayırıq
Konfransda texnika gözə çarpmamalıdır. Spiker mikrofonu açanda arxa cərgə onu ön cərgə ilə eyni səviyyədə eşitməli, slayd isə LED ekranda zalın hər nöqtəsindən oxunmalıdır. Bunun üçün səs sistemini zalın ölçüsünə görə seçirik. Ekranın ölçüsünü və yerini oturacaq sxemi ilə birlikdə çertyojda göstəririk.
Nazirlik səviyyəli iclasda hər delegasiyanın öz mikrofonu olur. Parkımızdakı 249 mikrofon, o cümlədən Shure Axient Digital simsiz sistemləri, bu formatı bir zalda ehtiyat kanallarla bağlayır. Paralel sessiyalar varsa, hər zal üçün ayrıca operator və texniki qrafik hazırlanır, fasilədə zal dəyişikliyi dəqiqəlik proqramla aparılır.
Xarici iştirakçılar üçün logistika proqramla eyni sənəddə saxlanılır. Hər qonağın uçuş saatı, transferi və otel məlumatı sessiya qrafikinə bağlanır, ona görə spikerin gecikməsi proqramda vaxtında görünür və moderator əvvəlcədən xəbərdar edilir.
Nə daxildir
- 01Proqram və gündəlik, sessiya qrafiki
- 02Spiker, moderator və delegasiya koordinasiyası
- 03Aviabilet, transfer və yerləşdirmə
- 04Qeydiyyat, yaxa kartları və iştirakçı axını
- 05Səhnə, LED ekran, işıq və səs quruluşu
- 06Mikrofon sistemləri və paralel sessiya zalları
- 07Keytrinq, kofe-brek və protokol
- 08Foto, video və yekun hesabat
Necə işləyirik
Beş addım. Hər addımın çıxışı sənəddir, ona görə sifarişçi hər mərhələdə nəyin hazır olduğunu görür. Metodologiya sözü çox vaxt slaydda qalır. Bizdə hər addımın sahibi, müddəti və təsdiq edən tərəfi əvvəlcədən yazılır. Tədbir böyüdükcə addımlar dəyişmir, yalnız sənədlər qalınlaşır.
- 01
Brif və məqsəd
Tədbirdən sonra kimin nə etməli olduğunu yazırıq. Uğur meyarı buradan çıxır, sonra yox.
- 02
Konsepsiya və proqram
Format, narrativ, qonağın marşrutu və dəqiqəlik proqram.
- 03
Çertyoj və razılaşdırma
Səhnə planı, rigging planı, yük hesabatı. Məkanın texniki şöbəsi imzalayır.
- 04
Quraşdırma və icra
Briqada çertyoja görə işləyir. Tədbir günü operator komandası zalda qalır.
- 05
Sökülmə və hesabat
Məkan təhvil verilir. Hesabatda nəyin planlaşdırıldığı və nəyin baş verdiyi xərclə birlikdə yan-yana yazılır.
Texniki baza
Tədbirin texniki bazası bizimdir və icarə zəncirindən asılı deyil. Çertyojları öz komandamız hazırlayır. 2023-cü ildən bəri 17 layihə təhvil vermişik, sifarişçilərimiz arasında 15 dövlət və beynəlxalq qurum var.
- 1 000 m²
- LED ekran
- 920
- işıq cihazı
- 1 200 m
- TÜV sertifikatlı truss
- 186
- PA vahidi
- 249
- mikrofon
- 1 000+
- ən böyük tədbirin iştirakçısı
Tez-tez verilən suallar
Beynəlxalq konfrans təşkili üçün nədən başlamaq lazımdır?
Proqramdan və iştirakçı siyahısından: kim hansı ölkədən gəlir, hansı sessiyada çıxış edir. Aviabilet, transfer və yerləşdirmə planı bu siyahıdan çıxır. Ana və uşaq sağlamlığı üzrə elmi konfransda beynəlxalq və daxili aviabiletləri, yerli nəqliyyatı və keytrinqi də biz təşkil etmişdik.
Konfrans üçün məkanı siz seçirsiniz?
Məkan seçimində kömək edirik və ya sifarişçinin seçdiyi məkanda işləyirik. Hər iki halda məkanın texniki şöbəsi üçün səhnə planı, asma planı və yük hesabatını öz çertyoj komandamız hazırlayır.
Paralel sessiyalar olarsa necə?
Hər zal üçün ayrıca texniki quruluş və operator ayırırıq. Avadanlıq parkı buna imkan verir: 1 000 m² LED ekran və 186 PA vahidi bir neçə zalı eyni vaxtda bağlayır.
Regionlarda konfrans keçirirsiniz?
Bəli. Gəncə, Qusar və Lənkəranda təlim, şəbəkələşmə və B2B proqramları keçirmişik, ümumilikdə 10 şəhərdə işləmişik. Avadanlıq və briqada Bakıdan gedir.
Konfrans təşkilinin qiyməti nədən asılıdır?
İştirakçı sayından, günlərin sayından, xarici qonaqların logistikasından və texniki quruluşun həcmindən. Brifi aldıqdan sonra bir iş günü ərzində maddə-maddə büdcə təklifi göndəririk.
Konfransdan sonra hansı materiallar təqdim olunur?
Yekun hesabat, iştirakçı siyahısı və qeydiyyat rəqəmləri, foto və video materiallar. Hesabatda planlaşdırılan və faktiki xərc yan-yana göstərilir, ona görə sifarişçi onu daxili hesabata və ya donora birbaşa təqdim edə bilər.
Tədbirinizi müzakirə edək
Brif bir abzas da ola bilər: tədbirin nə olduğu, tarixi, iştirakçı sayı və hansı hissənin bizdən asılı olduğu. Bir iş günü ərzində texniki həll və büdcə təklifi ilə cavab veririk.