Təlim, seminar və şəbəkələşmə proqramlarının təşkili
Təlim proqramının dəyəri zalda deyil, iştirakçının sonra nə edəcəyindədir. Amma bu nəticəyə çatmaq üçün əvvəlcə logistika işləməlidir: təlimçi vaxtında gəlməli, iştirakçılar dəvət olunub qeydiyyatdan keçməli, zal, ekran və səs hazır olmalıdır. Proqram bir neçə şəhərdə təkrarlanırsa, bu iş hər şəhərdə yenidən görülür. Vantage Events dövlət qurumları və təşkilatlar üçün təlim, seminar və şəbəkələşmə proqramları təşkil edir. 2025-ci ilin noyabrında Gəncə Regional Turizm İdarəsi üçün 9 gün ərzində 4 şəhərdə 8 təlim və şəbəkələşmə tədbiri, Quba Regional Turizm İdarəsi üçün isə Qusarda üçgünlük proqram keçirdik.
Bir proqram, bir neçə şəhər
Çoxşəhərli təlim seriyasında məzmun eyni qalır, logistika isə hər şəhərdə dəyişir: məkan, iştirakçı siyahısı, nəqliyyat, yerləşdirmə və yerli tərəfdaşlar. Gəncə seriyasında eyni proqramı dörd şəhərdə keçirdik və hər şəhər üçün ayrıca logistika planı hazırladıq. İştirakçılar yerli turizm biznesləri, sahibkarlar və sektor nümayəndələri idi.
Belə seriyada ən böyük risk qrafikdədir. Təlimçinin bir şəhərdən digərinə keçidi, avadanlığın daşınması və zalın hazırlanması gün-gün yazılır. Gecikmə olarsa, bu, növbəti şəhərin qrafikində əvvəlcədən görünür və yerli tərəfdaşa vaxtında xəbər verilir.
Təlim və şəbəkələşmə bir gündəlikdə
Regional proqramlarımızda təlim sessiyaları şəbəkələşmə görüşləri ilə birləşdirilir. Qusar proqramında üç gün ərzində peşəkar bacarıqlar, xidmət keyfiyyəti və regional turizm iştirakçıları arasında əməkdaşlıq üzərində işlənildi. Gündəliyin dizaynı, təlimçi koordinasiyası, iştirakçı idarəetməsi və şəbəkələşmə sessiyalarının fasilitasiyası bizim komandada idi.
Bəzən şəbəkələşmə ayrıca formata çevrilir. Lənkəran və Bakı-Abşeron regional turizm idarələri üçün aqroturizm təsərrüfatlarını turizm şirkətləri ilə görüşdürən B2B tədbirləri təşkil etdik. Belə tədbirdə iştirakçıların uyğunlaşdırılması və görüş qrafiki təlim gündəliyi qədər vacibdir.
Qeydiyyat və iştirakçı idarəetməsi
İştirakçı idarəetməsi dəvət siyahısı ilə başlayır. Kim dəvət olunub, kim təsdiq edib, kim gəlib: bu üç rəqəm hər şəhər və hər gün üçün ayrıca saxlanılır. Qeydiyyat masası sessiyadan əvvəl açılır, iştirakçı siyahısı imza ilə toplanır və gün sonunda sifarişçiyə göndərilir.
Çoxgünlük proqramda iştirakçının hansı sessiyalarda olduğu da qeyd olunur, çünki sertifikat və ya hesabat bu məlumatdan asılı ola bilər. Regionlarda iştirakçıların bir hissəsi qonşu rayonlardan gəlir, ona görə nəqliyyat və gəliş saatı da qeydiyyat planının bir hissəsidir.
Qurum və donor hesabatı üçün sənədlər
Təlim proqramlarını çox vaxt dövlət qurumları, beynəlxalq təşkilatlar və ya donor layihələri sifariş edir. Onlar üçün tədbirin özü qədər sənədləri də vacibdir: iştirakçı siyahısı, qeydiyyat rəqəmləri, foto və video, planlaşdırılan və faktiki xərc. Bu materialları tədbirdən sonra bir paketdə təqdim edirik, ona görə sifarişçi onu daxili hesabata və ya donora birbaşa göndərə bilər.
Texniki tərəf də sadə qalmalıdır. Seminar zalı üçün ekran, səs sistemi və mikrofonlar öz parkımızdan gəlir, briqada isə avadanlığı Bakıdan aparır. Ona görə regiondakı məkanın imkanları proqramı məhdudlaşdırmır.
Nə daxildir
- 01Proqram və gündəliyin dizaynı
- 02Təlimçi və spiker koordinasiyası
- 03İştirakçı dəvəti, qeydiyyat və siyahılar
- 04Çoxşəhərli logistika: məkan, nəqliyyat, yerləşdirmə
- 05Ekran, səs və mikrofonlar öz parkımızdan
- 06Şəbəkələşmə və B2B sessiyalarının fasilitasiyası
- 07Keytrinq və kofe-brek
- 08Foto, video və yekun hesabat
Necə işləyirik
Beş addım. Hər addımın çıxışı sənəddir, ona görə sifarişçi hər mərhələdə nəyin hazır olduğunu görür. Metodologiya sözü çox vaxt slaydda qalır. Bizdə hər addımın sahibi, müddəti və təsdiq edən tərəfi əvvəlcədən yazılır. Tədbir böyüdükcə addımlar dəyişmir, yalnız sənədlər qalınlaşır.
- 01
Brif və məqsəd
Tədbirdən sonra kimin nə etməli olduğunu yazırıq. Uğur meyarı buradan çıxır, sonra yox.
- 02
Konsepsiya və proqram
Format, narrativ, qonağın marşrutu və dəqiqəlik proqram.
- 03
Çertyoj və razılaşdırma
Səhnə planı, rigging planı, yük hesabatı. Məkanın texniki şöbəsi imzalayır.
- 04
Quraşdırma və icra
Briqada çertyoja görə işləyir. Tədbir günü operator komandası zalda qalır.
- 05
Sökülmə və hesabat
Məkan təhvil verilir. Hesabatda nəyin planlaşdırıldığı və nəyin baş verdiyi xərclə birlikdə yan-yana yazılır.
Texniki baza
Tədbirin texniki bazası bizimdir və icarə zəncirindən asılı deyil. Çertyojları öz komandamız hazırlayır. 2023-cü ildən bəri 17 layihə təhvil vermişik, sifarişçilərimiz arasında 15 dövlət və beynəlxalq qurum var.
- 1 000 m²
- LED ekran
- 920
- işıq cihazı
- 1 200 m
- TÜV sertifikatlı truss
- 186
- PA vahidi
- 249
- mikrofon
- 1 000+
- ən böyük tədbirin iştirakçısı
Tez-tez verilən suallar
Hansı şəhərlərdə təlim keçirmisiniz?
Bakı ilə yanaşı Gəncə, Qusar, Lənkəran və digər şəhərlərdə, ümumilikdə 10 şəhərdə işləmişik. Gəncə Regional Turizm İdarəsi üçün seriya 4 şəhəri əhatə etdi. Briqada və avadanlıq Bakıdan çıxır, yerli logistikanı biz planlaşdırırıq.
Təlimçiləri kim seçir?
Təlimin məzmunu və təlimçilər sifarişçi ilə razılaşdırılır. Bizim işimiz təlimçi koordinasiyası, gündəlik, iştirakçılar və logistikadır: kim, harada, nə vaxt və hansı avadanlıqla.
Neçə gün davam edən proqram təşkil edə bilərsiniz?
Birgünlük seminardan çoxgünlük seriyaya qədər. Qusar proqramı üç gün çəkdi, Gəncə seriyası isə 9 gün ərzində 8 tədbirdən ibarət idi. Gün sayı artdıqca yerləşdirmə, nəqliyyat və təlimçi qrafiki ayrıca planlaşdırılır.
Təlimə şəbəkələşmə və ya B2B görüşlər əlavə etmək olar?
Olar. Qusar və Gəncə proqramlarında təlim sessiyaları şəbəkələşmə görüşləri ilə birlikdə keçdi. Lənkəranda isə aqroturizm təsərrüfatlarını turizm şirkətləri ilə ayrıca B2B formatında görüşdürdük.
Bakıda birgünlük seminar və ya korporativ təlim də təşkil edirsiniz?
Bəli. Formatın ölçüsü fərqli olsa da iş eynidir: məkan, gündəlik, qeydiyyat, ekran və səs, keytrinq və yekun hesabat. Bakı-Abşeron Regional Turizm İdarəsi üçün aqroturizm B2B görüşlərini bir gündə keçirdik. Şirkətinizin daxili təlimi üçün də eyni qaydada işləyirik: siz məzmunu verirsiniz, qalan təşkilatı biz aparırıq.
Təlim proqramının qiyməti nədən asılıdır?
Şəhər və gün sayından, iştirakçı sayından, təlimçilərin logistikasından və texniki tələblərdən. Brifi aldıqdan sonra bir iş günü ərzində maddə-maddə büdcə göndəririk.
Proqramdan sonra hansı sənədləri alırıq?
İştirakçı siyahısı və qeydiyyat rəqəmləri, foto və video materiallar, planlaşdırılan və faktiki xərcin yan-yana göstərildiyi yekun hesabat. Bu paket qurumun daxili hesabatına və ya donora birbaşa təqdim oluna bilər.
Tədbirinizi müzakirə edək
Brif bir abzas da ola bilər: tədbirin nə olduğu, tarixi, iştirakçı sayı və hansı hissənin bizdən asılı olduğu. Bir iş günü ərzində texniki həll və büdcə təklifi ilə cavab veririk.